A社
- 業界 / 情報サービス業
- 事業内容 / 情報サービスの提供
課題
- 委託先管理の明確な仕組みがなく、担当者が個別にExcel等で対応していたため、業務負担が大きく属人化していた。
- 管理状況を組織全体で共有する手段がなく、進捗の全体把握が困難な状況だった。
導入後
- チェックシートの送付・回収・採点が自動化され、手作業による事務工数が大幅に削減された。
- ダッシュボードで進捗を一元管理できるようになり、リアルタイムでの可視化と社内共有が容易になった。
貴社の事業内容と、今回VendorTrustLinkを導入された背景について教えてください。
当社は、情報サービス事業を展開しております。多くの外部パートナーと連携して事業を推進していますが、各委託先に対するガバナンス強化が課題となっていました。より確実かつ効率的な委託先リスク管理の体制を構築するため、VendorTrustLinkの導入を決定しました。
VendorTrustLinkを導入される前は、どのように委託先を管理されていましたか？
導入前は、委託先管理について社内で統一された明確な仕組みが整っていませんでした。各担当者が個別にExcelや資料を用いて対応していたため、委託先とのやり取りには多大な労力を要していました。さらに、管理状況を他部署と共有しづらく、どうしても運用の実態が見えにくい「属人化」が起きていた点が大きな悩みでした。
数あるサービスの中で、VendorTrustLinkを選定された決め手は何でしたか？
委託先へのチェックシート送付から回収、そして採点までを一貫して自動化できる点が最大の決め手でした。これまでは手作業で行っていたため膨大な時間が必要でしたが、この仕組みによって業務を効率化できると考えました。回答結果を自動的に集計・可視化できるため、リスクの把握や管理状況の共有が容易になり、社内全体で活用できる委託先リスク管理の基盤になると判断しました。
導入にあたって苦労された点や、運用を定着させるために工夫されたことはありますか？
まずはVendorTrustLinkを活用した新しい運用フローを社内に定着させることが第一の課題でした。そのため、社内担当者への説明や、取引先への利用方法の案内には丁寧に時間をかけました。 一方で、実際のシステム画面はわかりやすく、直感的に操作できる設計だったため、現場がツールに慣れるまでの期間は想定よりも短く済みました。本格運用の前にトライアルを実施できたことも、スムーズな移行を後押ししたと感じています。
日常の業務において、特に役立っている機能や活用シーンを教えてください。
日常業務で特に役立っているのは、チェックシートの自動一括送付と、ダッシュボードによる進捗管理機能です。導入以前は統一的な仕組みがなく、進捗を全体で把握することは困難でしたが、現在はシステム上で一括送信し、その後のステータスをダッシュボードで一目で見渡せます。これにより業務負担が大きく軽減されただけでなく、社内での状況共有も容易になりました。
導入後、実務の工数や社内の意識にどのような変化がありましたか？
事務的な工程が自動化されたことで、業務効率化という明確な効果を実感しています。また、状況が常に可視化されるようになったことで、委託先リスク管理に対する社内の意識も向上しました。情報の透明性が高まったことで、組織としてリスクを管理する体制が整いつつあります。
今後はどのようにVendorTrustLinkを活用していきたいとお考えですか？
今後はさらに活用範囲を広げることで、業務全体のスピードと精度をより一層向上させていきたいと考えています。得られたデータを活用し、より高度な委託先リスク管理を実践していくことを期待しています。