国内大手グループ企業｜チェックシートの送付から回収・採点まで自動化。委託先点検の工数を大幅に削減。

貴社の事業内容と、今回VendorTrustLinkを導入された背景について教えてください。

当社は金融関連の事業を展開しており、多くの外部パートナーと提携しています。従来、委託先リスク管理における点検業務はExcelを用いて手作業で行ってきました。しかし、委託先の数が増えるにつれ、手動での管理や集計作業の負荷が限界に達しており、業務効率化が急務となっていました。そこで、点検業務をデジタル化し、情報を一元管理できる仕組みを求めてVendorTrustLinkの導入を決定しました。

VendorTrustLinkを導入される前は、どのように委託先を管理されていましたか？

これまでは完全にExcelベースの管理でした。チェックシートの配布、回収、そして回収後の集計作業のすべてを、メールと手元のファイルで行っていました。未回答の委託先に対する催促連絡も個別に行う必要があり、確認工数を含めた管理業務に多大な時間を費やしていることが大きな課題でした。

数あるサービスの中で、VendorTrustLinkを選定された決め手は何でしたか？

最大の決め手は、導入のしやすさと操作のシンプルさです。他社製品と比較しても、複雑な設定を必要とせず短期間で利用開始できる点に魅力を感じました。また、開発から販売までを一貫して手がけるアトミテックのサービスであることも、信頼感につながりました。自社の運用に合わせた柔軟な質問形式の作成が可能でありながら、画面構成が分かりやすく、初めてでも戸惑うことなく利用できる点が選定のポイントとなりました。

導入にあたって苦労された点や、運用を定着させるために工夫されたことはありますか？

VendorTrustLinkは非常に直感的に操作できるため、導入自体に大きな苦労はありませんでした。システムが苦手な担当者でも安心して利用できるよう、不明点があればすぐに問い合わせるようにしていましたが、アトミテックのサポート体制が非常に手厚く、迅速に対応いただけたため、スムーズに社内運用を定着させることができました。

日常の業務において、特に役立っている機能や活用シーンを教えてください。

自由度の高いチェックシート作成機能が非常に役立っています。「はい/いいえ」の選択肢だけでなく、数値入力やフリーテキスト、ラジオボタンなどを組み合わせて、当社独自の点検項目を簡単に作成できる点がありがたいです。また、委託先への回答催促をシステム上から直接行えるようになったため、個別にメールを送信する手間が省け、大幅な効率化を実感しています。

導入後、実務の工数や社内の意識にどのような変化がありましたか？

Excelや手作業で行っていた点検・集計作業が自動化されたことで、管理工数が劇的に削減されました。一元管理されたプラットフォーム上で情報を扱うようになったため、部署間の情報共有も極めてスムーズになり、全社的な業務効率の向上につながっています。シンプルで見やすい画面のおかげで、管理の質を落とさずに業務スピードを上げることができました。