委託情報の追加について
委託情報の登録は、委託情報の基本情報やチェックシートを送付するゲストユーザー、チェックシートの回答連絡を受領するメイン担当者を登録する機能です。
委託情報の登録手順について、説明します。
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- 画面左側メニューの【委託情報】を開く。
- 「新規委託情報を登録」を選択。
- 委託情報の「事業者」「業務」「重要度」等を入力し、「次へ」を選択。
- 社内担当内の「担当者を追加」を選択。
- ダイアログで表示されるユーザー一覧より、該当の担当者にチェックを入れ「追加」を選択。
- メイン担当者として登録する場合は「メイン」にチェックを入れる。
※メイン担当者として登録すると、ゲストユーザーよりチェックシートの回答提出があった際の通知メールや、自身が担当する委託情報に関するタスクの通知がダッシュボードのベルマークにて届きます。
- 委託先担当内の「担当者を追加」を選択
- ダイアログで表示される入力画面に、「姓名」「メールアドレス」「言語」等を入力し「追加」を選択。
※「言語」には「日本語」または「英語」を選択します。選択した言語が、後述の招待承認依頼メールやVendorTrustLinkの画面表示の言語として使用されます。
- チェックシートを送付するゲストユーザーアカウントを発行される方には「チェックシート回答者」のチェックを入れる。
※チェックシート回答担当者のチェックをつけない場合は、ゲストユーザアカウントは発行されません。
※ゲストユーザーへの招待メール内には本登録作業を行った方のお名前とメールアドレスが記載されます。
※ゲストユーザーの登録には上限が設けられております。
- 「次へ」を選択。
- ワークフローの紐づけをする場合は、「ワークフローを追加」から紐づけを行い、「次へ」を選択。
※ワークフローの登録時に委託情報の紐づけも可能
- 確認画面にて、登録内容が問題ないことを確認後「✓登録する」を選択。
※登録完了後、ゲストユーザーにはアカウントの承認依頼メールが届きます。
ゲストユーザー側の操作については、ゲストユーザー向けご利用案内をご参照ください。
- 画面左側メニューの【委託情報】を開く。
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招待承認依頼メール
承認依頼メールは、手順8で選択した担当者の「言語」に応じて、日本語または英語の本文で送信されます。
メール本文には、ユーザーID(登録したメールアドレス)、ログインURL、招待の有効期限が記載されます。
招待リンクの有効期限が切れた場合、ゲストユーザーはアカウントの作成ができなくなります。
委託先担当者より招待メールの再送依頼があった際は、「委託先情報」メニューの該当の委託先の詳細画面、又は、「アカウント」メニューの「ゲストユーザー」画面より、招待メールの再送を実施してください。
| 項目 | 内容 |
| 件名(日本語) | VendorTrustLink: <Tenant Name>への招待 |
| 件名(英語) | VendorTrustLink: Invitation to <Tenant Name> |
| 送信元 | VendorTrustLink <information@vendor-trust-link.com> |
本文
【言語：日本語】
【言語：英語】
招待承認依頼メールが届かなかった場合（バウンス通知）
送信した承認依頼メールがゲストユーザーに届かなかった場合、システムが自動的に検知し、対象の委託先に登録されている社内メイン担当者へ不達を知らせる通知メールが届きます。
不達には以下の2種類があります。
| 種別 | 内容 | 主な原因 |
| ハードバウンス | 恒久的な不達。今後も届く見込みがない | メールアドレスの入力誤り、アドレスの廃止など |
| ソフトバウンス | 一時的な不達。時間が経てば届く可能性がある | 受信ボックスの容量超過、相手サーバーの一時障害など |
通知メールはメールアドレスごとに、不達が新たに判明したタイミングで一度のみ送信されます。同じ不達について繰り返し届くことはありません。
ハードバウンスが発生した場合は、メールアドレスの誤りが考えられます。委託情報の編集から対象の委託先担当者の登録情報をご確認のうえ、正しいメールアドレスで登録し直してください。
また、ゲストユーザー一覧の確認でも不達の警告アイコンをご確認いただけます。