東証プライム上場企業
- 業界 / 総合金融サービス業
- 事業内容 / 多角的な金融関連事業
課題
- Excelとメールによる手動の点検・集計作業に膨大な工数がかかっていた。
- 部署間での情報共有が不十分で、委託先情報が一元管理できていなかった。
- 委託先情報の更新が年1〜2回に限られ、最新の委託先状況をタイムリーに把握・分析できていなかった。
導入後
- 調査票の送受信、内容確認と評価までが一連化され、また実績数値の集計が自動化され、管理業務の効率が向上した。
- シンプルな操作画面により、使用する側として、システム使用が容易でスムーズな一元管理を実現できた。
- 取引先ごとの発注状況を横断的に分析でき、社内監査時等でも一覧表にて確認できるようになった。
■ 導入の背景：Excel台帳管理の限界と、外部委託先に依存する事業特性
まず、ご担当者様の部門の構成や特性について教えていただけますか。
委託先との契約や日常的な管理を実際に行うのは、各部署の現場となります。管理部門としては、各部署が「適切な情報で判断し、委託先をきちんと管理できているか」をモニタリング・統括する立場です。
そのため、委託先管理を効率的にかつ正確に行うための仕組みとして、VendorTrustLinkの導入を進め、また社内での運用定着を進めています。
どのような委託先を、どのくらいの規模で管理されているのですか。
委託先の業種は人材紹介・派遣、設備の点検・保守、修繕・工事、専門サービスなど多岐にわたります。事業者数でいうと約600〜700社、VendorTrustLink上の委託情報の件数は1,000件超にのぼります。
グループ会社を含めて、社内ではどの程度ご利用されているのですか。
現在は、当社内の約10部署に加え、子会社を含めたグループ全体で約20部門にまたがって利用されています。利用ユーザーは約400名の規模になっています。
VendorTrustLink導入前はどのように委託先を管理されていたのですか。
もともとはExcelの台帳で管理していました。各部署に作成してもらった一覧を、当部署が年に1〜2回、社内ポータルにアップし直すという運用です。ただ更新頻度がどうしても年1〜2回に限られますし、「同じような業務を他部署がどこに委託しているのか」「その委託先のパフォーマンス評価はどうか」を知ろうとすると、他部署のExcelを一つひとつ開いて確認するしかない状況でした。
一元管理へのニーズが強かったのですね。
そうですね。たとえば経営層から「ある会社にグループ全体でどれくらい発注しているのか」と問われても、当時はデータがぶつ切りで、Excelを足し算しないと答えられませんでした。一社に取引が偏りすぎていないか、といったリスクコントロールの観点でも、情報が一か所に集まっていないことが課題でした。外部委託先について、一元管理で目視できる状態にしたい、というのが出発点です。
検討はどのように始まったのでしょうか。
はい。たとえば経営層から「この会社にグループ全体でどれくらい委託しているのか」と聞かれても、当時は各部署のExcelを一つひとつ見にいかなければ分かりませんでした。外部委託先の状況を、必要な時にすぐ確認できるようにしたいというニーズがありました。
■ 選定の決め手：サービス内容・コスト・企業規模と、“一緒に作り上げる”柔軟さ
何社くらいを比較検討されましたか。
5〜6社を比較しました。具体的なご提案をいただいたのは、いずれも国内のサービスです。
そのなかでVendorTrustLinkを選ばれた決め手は。
選定にあたっては、サービス内容、コスト、企業規模・信頼性の3点を重視しました。VendorTrustLinkは、当社が必要としていた機能を備えており、コスト面でも現実的でした。また、委託先とのコミュニケーション機能に加えて、契約情報の台帳管理についても機能拡張が見込めたため、契約情報を含めて一元管理できる点を評価しました。
導入を進めるなかで、アトミテックならではと感じた点はありますか。
当社の要望を聞きながら、柔軟にサービスを改善してくれる点です。既製の仕組みに当社が合わせるというよりも、実際の業務で必要な項目や使い方を確認しながら、一緒に作り上げていける点はポイントだと思います。また、分からないことがあった時の対応も早く、安心して使えています。
■ 導入後の効果：台帳管理の工数を約50%削減、調査票のやり取りは約70%削減
台帳管理の面ではどのような変化がありましたか。
まず、私の作業として年に2回発生していた「各部署からExcelを集め、社内ポータルにアップし直す」という工程が一切なくなりました。またVendorTrustLink上で分析レポートも出せるようになったことで、外部委託先の管理状況を問われた際にも、一覧ですぐ確認できるようになりました。
数値で表せる変化はありますか。
あくまで概算ですが、台帳管理の工数はおよそ半分に、調査票（ワークフロー）の送受信にかかる工数は約7割削減できたと見ています。特に、調査票の送付・回収・確認に関する手作業が減った効果はあったと思います。
委託先に送るリスク評価では、どのような項目を確認しているのですか。
主にコンプライアンス、情報セキュリティ、個人情報の取扱い、外部委託先の管理体制、サステナビリティといった観点です。委託先の回答内容を後から確認でき、定期的なチェックがきちんと実施できているかをVendorTrustLink上で確認することも可能です。
社内ユーザーの反応はいかがでしたか。
昨年末に実施した社内アンケートでは、調査票の送受信（ワークフロー）について約8割が肯定的な回答でした。台帳管理についても、実際に活用しているユーザーは良好な反応です。
■ 今後の展望：海外委託先への活用
海外の委託先への活用も検討されているそうですね。
はい。これまでは日本語のみの対応でしたが、英語対応機能を追加されたことで、海外の委託先にも活用できる可能性が出てきました。現在は利用を検討している段階です。なお、この英語対応の機能追加は、当社担当部署からの要望を踏まえて追加された機能です。
■ 導入を検討されている企業様へ
同様の課題を持つ企業へ、アドバイスをお願いします。
外部委託先に業務を任せている以上、委託先で何か問題が起きた場合には、自社にも影響が及ぶ可能性があります。そのため、外部委託先の情報を最新の状態で把握し、必要に応じてリスクを確認できる状態にしておくことは大切だと思います。
その点で、VendorTrustLinkは、委託先の台帳管理、契約情報の管理、リスク評価に関する調査票の送付・回収までを一つの仕組みで管理できる点が有効だと感じています。部署ごとに分散していた情報を集約し、必要な時に確認・分析できる状態にすることで、委託先管理の精度や効率を高めやすくなります。契約情報管理まで対応できるサービスは、当社が検討した当時は多くなかったため、その点も評価ポイントでした。また、利用者の要望を踏まえて機能追加や改善に対応してもらえる点も、継続的に運用していくうえで重要だと感じています。