見積依頼書とは？記載項目や作成時のポイントを解説

建設業者は、建設工事の請負契約を締結するに際しては、工事内容に応じ、工事の種別ごとの材料費、労務費及び当該建設工事に従事する労働者による適正な施工を確保するために不可欠な経費として国土交通省令で定めるもの（以下この条において「材料費等」という。）その他当該建設工事の施工のために必要な経費の内訳並びに工事の工程ごとの作業及びその準備に必要な日数を記載した建設工事の見積書（以下この条において「材料費等記載見積書」という。）を作成するよう努めなければならない。

引用：建設業法第20条第1項

建設業法で定められた内容を遵守しないと、後々の契約や施工において不利になる可能性があります。

また、発注者から請求があった場合、建設業者は請負契約が成立する前に見積書を交付しなければならないとされています。（建設業法第20条第2項）

2. 見積依頼書を発行しないことで発生するトラブル

見積依頼書を発行しないことで発生するトラブルは以下の3つです。

見積範囲が曖昧で作業漏れ・重複が発生する
追加のやり取りで無駄な工数が増える
発注側と受注側で認識のズレが生じる

それぞれのトラブルについて詳しく解説します。

■見積範囲が曖昧で作業漏れ・重複が発生する

見積依頼書を発行しないことで発生する1つ目のトラブルは、見積範囲が曖昧で作業漏れ・重複が発生することです。

建設工事やサービス提供において、どの範囲までが見積もりに含まれるのかが不明確だと、発注側は思いもよらない追加費用を請求される可能性があり、受注側は予想外の作業を追加で行わなければならない可能性があります。

こうした問題を防ぐためには、見積依頼書を作成する際に、作業範囲を具体的かつ詳細に記載することが重要です。

■追加のやり取りで無駄な工数が増える

見積依頼書を発行しないことで発生する2つ目のトラブルは、追加のやり取りで無駄な工数が増えることです。

見積依頼書がないと、発注側と受注側の間で不明確な点が多くなり、誤解や認識のズレが生じやすくなります。たとえば、どの範囲の作業が含まれているのか、どのような条件で作業を進めるのかが曖昧になりがちです。

受注側が発注側に何度も確認を求めることになり、双方の時間と労力が無駄に費やされることもあるでしょう。複数のプロジェクトを同時に進行している場合、こうした無駄なやり取りは他の業務にも影響を及ぼす可能性があります。

■発注側と受注側で認識のズレが生じる

見積依頼書を発行しないことで発生する3つ目のトラブルは、発注側と受注側で認識のズレが生じることです。

口頭での説明は、その場では理解したつもりでも時間が経つと記憶が曖昧になりやすく、受注側が独自の解釈をしてしまう原因となります。これを避けるためには、見積依頼書を活用し、作業内容や条件を明確に文書化することが重要です。

見積依頼書に具体的な作業内容や期待する成果物、納期、予算などを記載することで、発注側と受注側が共通の理解を持つことができます。さらに、文書として残すことで、後から確認することも容易になり、誤解を防ぐ効果があります。

3. 見積依頼書に記載すべき項目

見積依頼書に記載すべき項目は以下の通りです。

工事概要に係る項目	工事名又は施設名工事場所予定工期
建物概要に係る項目	構造階数建築面積、延べ面積
提出に係る項目	提出期限提出部数提出先宛名提出先見積有効期限
与条件に係る項目	支給品の有無受渡場所見積範囲その他施工条件等
その他の項目	見積依頼者氏名見積依頼者連絡先

参考：公共建築工事見積標準書式（建築工事編）

4. 見積依頼書作成時のポイント

見積依頼書作成時のポイントは以下の5つです。

要件を具体的かつ明確に書き記す
必要事項を漏れなく盛り込む
項目ごとに優先順位を明示する
問い合わせ窓口をわかりやすく記載する
回答期限に余裕を持たせて設定する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

■要件を具体的かつ明確に書き記す

見積依頼書作成時の1つ目のポイントは、要件を具体的かつ明確に書き記すことです。

曖昧な表現や不十分な情報は、受注者の誤解を生む可能性があります。たとえば、「工事を行う」とだけ書かれている場合、どのような工事が必要なのか具体的な内容がわからず、見積もりが適切に行えないかもしれません。

このような状況を避けるためには、具体的な作業内容や仕様、数量、品質基準などを詳細に記載することが求められます。

また、依頼する作業のスケジュールや納期についても明確にしておくことが大切です。「いつまでに完了すべきか」「作業の開始日はいつか」など、期限を明記することで、双方のスケジュール調整がスムーズに進み、納期に関するトラブルを未然に防ぐことができます。

さらに、依頼する作業の範囲を明確にすることも重要です。どこまでが依頼の対象で、どこからが対象外なのかをはっきりさせておくことで、作業漏れや重複を防ぐことができます。

■必要事項を漏れなく盛り込む

見積依頼書作成時の2つ目のポイントは、必要事項を漏れなく盛り込むことです。

工事や案件の概要、実施場所、そして案件名を明確に記載することで、発注者と受注者の間での誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。また、建物の構造や規模に関する情報を記載することで、受注者は必要な資材や作業工程を正確に見積もることが可能です。さらに、提出期限や提出部数、提出先などの提出条件も明確にすることで、受注者はスケジュールを組みやすくなります。

■項目ごとに優先順位を明示する

見積依頼書作成時の3つ目のポイントは、項目ごとに優先順位を明示することです。

項目ごとに優先順位を明示することで、受注側が何を最も重視すべきかが明確になり、作業効率が向上します。たとえば、納期が厳守される案件では、納期を最優先事項として明示することで、受注者が適切なリソース配分を行いやすくなるわけです。

優先順位を示す際には、具体的な指示が求められます。例えば、「納期優先」「コスト重視」「品質最優先」といった具体的なキーワードを使用することで、受注者が迅速に対応できるようになります。

■問い合わせ窓口をわかりやすく記載する

見積依頼書作成時の4つ目のポイントは、問い合わせ窓口をわかりやすく記載することです。

問い合わせ窓口が不明確だと、依頼者と受注者の間でコミュニケーションがスムーズに進まなくなるかもしれません。担当者の氏名や部署名、電話番号、メールアドレスなどを見積依頼書に記載しておくことで、受注者が疑問点や不明点をすぐに確認することができます。

また、問い合わせ窓口が複数ある場合は、技術的な質問は技術部門へ、契約に関する質問は営業部門へといったように、それぞれの担当分野を明示するようにしましょう。さらに、問い合わせ可能な時間帯や休日の対応についても記載しておくと、相手側が無駄な問い合わせを避けることができます。

■回答期限に余裕を持たせて設定する

見積依頼書作成時の5つ目のポイントは、回答期限に余裕を持たせて設定することです。

建設業や製造業などでは材料費や人件費の変動を考慮する必要があり、詳細な計算が求められます。回答期限までに時間の余裕がないと、受注側が詳細な検討を行う時間が不足し、見積もりの精度が低くなる可能性があります。回答期限に余裕を持たせることで、受注側は十分な時間を確保でき、より正確で詳細な見積もりを提供できるでしょう。

5. まとめ

今回は、見積依頼書の概要や記載項目、作成時のポイントについて解説しました。

見積依頼書は、ビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールです。適切な書き方を理解することで、相手に対する信頼感を高め、スムーズな取引を実現できます。

本記事で解説した見積依頼書の記載項目や作成時のポイントを参考に、ビジネスに役立つ見積依頼書を作成してみましょう。

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