ワークフローの実行について
ワークフローの実行は、「ワークフロー管理/実行」にて作成した対象のワークフローのプロセスを実行する機能です。
実行後、チェックシートの回答依頼メールをゲストユーザーへ一斉送付します。
- 画面左側メニューの【ワークフロー】内にある【管理/実行】を開く。
- 一覧ページに表示される対象のワークフローの「実行する」を選択。
- 「タイトル」「期間※」「回答期日」を登録。「メールのCCにメイン担当を含める」かどうかを指定。
※期間は、採点完了までの期間となります。
（例）
・タイトル：定期監査_開発事業部_2026年度
・期間：2026/6/1～2026/8/31
・回答期日：2026/6/14
- 実行するワークフローの対象とする委託先を選択。
- 画面右上部の「実行」を押下。
※対象の委託先に、チェックシートの言語と異なる言語が設定されている回答担当者(ゲストユーザー)が含まれる場合、実行前に警告が表示されます。
警告が表示された場合でも、内容を確認のうえ実行を継続することは可能です。回答担当者の言語設定は、委託情報の編集から変更できます。
- ワークフローの実行完了。
※ワークフローを実行すると、紐づく委託先の「チェックシート回答担当」に、チェックシートの回答依頼のメールが送信されます。
実行する際は、紐づく委託先に「社内メイン担当」の登録が必須となります。
事前にご登録をお願いいたします。担当者の登録方法につきましては、こちらをご確認ください。
チェックシート回答担当が未登録の委託先について
チェックシート回答担当（ゲストユーザー）が未登録の委託先を含む場合でも、ワークフローを実行できます。実行時の動作は以下のとおりです。
- 回答担当が未登録の委託先がある場合、実行前に確認ダイアログが表示されます。内容を確認し「このまま実行する」を選択すると、そのまま実行できます。
- 回答担当が未登録の委託先には、チェックシートの回答依頼メールは送信されません。代わりに、その委託先の社内メイン担当へ、通知メールとダッシュボードのベル通知でお知らせします。通知メール内のリンクから、回答担当の登録・代理でのExcelインポート・回答テンプレートのダウンロードに進めます。
- 回答担当が未登録の委託先の回答は、社内メイン担当が代理でのExcelインポートで回答を代行、または回答担当を登録のうえ回答依頼の再送を実施してください。
※ 回答担当が未登録の委託先は、実施中ワークフローの詳細画面や委託情報の一覧画面で確認できます（警告アイコン、「回答担当者未設定」での絞り込み）。
チェックシートの回答依頼メール
メールの本文は、回答担当者(ゲストユーザー)に設定されている言語に応じて、日本語または英語で送信されます。
※ 回答依頼メールの件名・本文は、システム設定の「ゲスト向けメール設定」からテナントごとにカスタマイズできます。下記の件名・本文は標準メッセージ（初期文面）の一例です。
| 項目 | 内容 |
| 件名(日本語) | VendorTrustLink : <<テナント名>>のご担当者様よりチェックシートの回答依頼が届きました |
| 件名(英語) | VendorTrustLink: You have received a checklist response request from<<tenant_name>> |
| 送信元 | VendorTrustLink <information@vendor-trust-link.com> |
本文
【言語：日本語】
【言語：英語】
メール不達発生時の通知について
ワークフローの実行により送信した招待メール・チェックシートの回答依頼メールがゲストユーザーへ届かなかった場合、対象の委託先に登録されている社内メイン担当者宛に、不達を知らせる通知メールが届きます。画面を確認していなくても不達に気づけるようにするための機能です。
| 通知の種類 | 送信されるタイミング |
| 招待メール不達通知 | ゲストユーザーへの招待メール・チェックシートの回答依頼メールが新たに不達と判明したとき |
| 回答依頼送信失敗通知 | 委託先の回答担当者全員にチェックシートの回答依頼メールが届いていないことが新たに判明したとき |
これらの通知は、不達が新たに判明したタイミングで一度のみ送信されます。同じ不達について繰り返し通知が届くことはありません。
通知を受け取った場合は、ゲストユーザー一覧の確認または委託情報一覧と詳細から、対象のメールアドレスや送信状況をご確認ください。