承認フロー定義の概要
委託先から提出されたチェックシートをテナントユーザー（担当者）が採点・評価した後、その採点結果について社内の承認者（上長や関連部署など）へ申請を出し、確認と承認を得ることができる機能です。
これにより、評価の妥当性を組織として担保することが可能になります。
※チェックシート提出から承認完了、および差し戻し発生時の全体フロー
チェックシートへ回答を入力し、テナントユーザーへ提出します。
提出されたチェックシートを確認し、すべての設問の採点を完了させます。
「すべての採点完了」により申請ボタンが活性化します。社内へ承認申請を出します。
承認フロー定義で設定した対象の承認者が、申請内容を確認し「承認」します。
- 複数ステップ（N次承認）がある場合： 1ステップ承認ごとに、次の承認者へ「②次承認依頼通知」メールが送信されます。
- すべての承認が完了した場合： 申請実施者宛てに「⑤承認完了通知」メールが送信され、ワークフローが完了します。
📩③ 通知：申請実施者宛てに「差し戻し通知」メールが送信されます。修正後は【STEP 3】から再申請します。
📩④通知：前承認者宛てに「差し戻し（承認者）通知」メールが送信されます。
承認フローに関する自動通知メール一覧
💡 送信元メールアドレスについて：
システムからの通知は information@vendor-trust-link.com から送信されます。メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、または上記アドレスの受信許可設定がされているかをご確認ください。
① 採点完了時 申請依頼メール（宛先：社内メイン担当者）
VendorTrustLink:[[委託先名]]の申請依頼が届きました
👉 次に行うアクション：
文面最下部の青いボタン「申請はこちら」をクリックすると、申請入力画面へ直接移動できます。採点結果を確認し、社内への申請処理を完了させてください。
② 申請時 / ステップ進行時 承認依頼メール（宛先：各ステップの承認担当者）
VendorTrustLink:[[委託先名]]の承認依頼が届きました
👉 次に行うアクション：
メール内の「承認詳細はこちら」ボタンをクリックすると、承認入力画面が開きます。内容に問題がなければ「承認」操作を行ってください。
③ 承認者 ➔ 申請者 差し戻し通知メール（宛先：申請を実行した担当者）
VendorTrustLink:差し戻しがありました（[[タイトル]]）
👉 次に行うアクション：
文面内の「差し戻し理由」を確認し、最下部の「申請入力はこちら」ボタンから画面を開き、内容を修正して再申請を行ってください。
④ 承認者 ➔ 前の承認者 差し戻し通知メール（宛先：前ステップの承認担当者）
VendorTrustLink:差し戻しがありました（[[タイトル]]）
👉 次に行うアクション：
メール内の「承認入力はこちら」ボタンより画面を開き、記載された理由を確認のうえ、再承認操作を行ってください。
⑤ 最終承認完了時
承認完了メール（宛先：申請を実行した担当者）
VendorTrustLink:[[委託先名]]の承認が完了しました
👉 次に行うアクション：
対象の承認フローがすべて完了した通知です。最下部のボタン「承認閲覧はこちら」から完了したワークフローの最終結果を閲覧（確認）することができます。
ステータスの遷移
申請から承認完了までの間に、画面上では以下のように該当のワークフローに紐づく委託先のステータスが遷移します。
| ステータス名 | 状態の説明 |
|---|---|
| 未申請 | 採点が完了し、申請が可能な状態。 |
| 承認待ち / 承認中 | 承認者による確認・承認を待っている状態。 |
| 承認済み | 設定されたすべての承認フローが完了した状態。 |
| 差し戻し | 承認者から内容の修正などが求められ、申請が差し戻された状態。 |
| 取り下げ | 申請者自身が、提出した申請を取り下げた状態。 |
承認フロー定義の作成方法
承認フロー定義の作成手順につきましては、こちらをご確認ください。
ワークフローへの承認フロー設定手順
承認フローを利用するには、ワークフローの複製または編集時に、以下の項目を設定します。
※ワークフローも複製・編集の詳細につきましては、こちらをご確認ください。
- 承認フローの利用有無設定
- 申請設定
設定項目 内容・選択肢 添付ファイルの設定
申請時に補足資料などの添付を必須とするか、任意とするかを指定します。
申請コメントの設定
申請時のコメント入力を必須とするか、任意とするかを指定します。
- 作成した承認フロー定義をワークフローへ紐づけ
- ワークフローの作成完了
- ワークフローの実行
承認申請手順
ワークフロー実行後、委託先よりチェックシートの回答が届きます。
全てのチェックシートの採点完了すると対象委託先の社内メイン担当者へ「申請依頼」のメール通知（送信元：information@vendor-trust-link.com）が自動で届きます。
承認申請の実施手順につきましては、こちらをご確認ください。
承認の実行手順
承認申請対応が完了した後、承認フロー定義で設定した承認ステップ担当者へ承認依頼のメール通知（送信元：information@vendor-trust-link.com）が届きます。
承認の実施手順につきましては、こちらをご確認ください。