「権限設定」とは
「権限設定」は、ユーザーごとに「何を」「どこまで」操作できるかを、会社の運用にあわせて自由にカスタマイズできる機能です。
これまでの「管理者」「一般ユーザー」だけでは対応しづらかった、例えば次のような権限を作成できます。
- 特定の業務だけを担当するユーザー
- チェックシートの参照だけを許可するユーザー
- 自分の担当委託先のデータだけを操作できるユーザー
この画面を利用できるのは、権限設定の操作が許可されているユーザーです。
既定では管理者のみが利用できます。
権限設定画面を開く
メニューの「アカウント」から「権限設定」を選択すると、登録されている権限の一覧が表示されます。
一覧から権限を選ぶと詳細を確認でき、一覧の下部からは新しい権限の追加や、並び順の変更が行えます。
権限の考え方
権限は、「対象範囲」に対する「機能 – 操作」という2つの要素の組み合わせで決まります。
既定で用意されている権限
以下の「管理者」「一般ユーザー」は、VendorTrustLinkが標準で用意している権限です。
会社の運用にあわせて権限をカスタマイズしたい場合は、この「一般ユーザー」権限の内容を編集するか、新しい権限を追加作成します。
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種類 |
説明 |
| 管理者 | すべての機能について、最も広い「全件」の権限を持つ権限です。この権限自体は編集・削除できないよう固定されています。 |
| 一般ユーザー | 「管理者」以外のユーザーに割り当てられる既定の権限です。管理者権限とは異なり、この権限自体を自由に編集・削除できます。 |
対象範囲
操作ごとに、「どこまでのデータを対象にするか」を次の4段階から選べます。
機能によって選べる範囲は異なり、選べない組み合わせは画面上「－」と表示されます。
| 対象範囲 | 説明 |
| 全件 | 会社全体のすべてのデータが対象です。 |
| 担当グループ | 自分が所属しているグループが基準になります。ユーザー・グループの管理で使用する範囲(自分と同じグループのユーザー、または自分が所属するグループ自体が対象になります)。 どのグループにも所属していないユーザーも、指定操作が可能となります。 |
| 業務担当グループ | 業務に割り当てられている担当グループが基準になります。委託情報・契約情報・ワークフローなど、業務に紐づくデータで使用する範囲(自分のグループが担当する業務と、それに関連するデータが対象になります)。 どのグループにも紐づいていない業務のデータにおきましても、指定操作が可能となります。 |
| 社内メイン担当の委託先 | 自分がメイン担当者として登録されている委託先のデータのみが対象です。 |
例えば「委託情報は自分の担当分だけ見えればよい」という場合は、委託情報の参照を「業務担当グループ」に設定します。1つの権限に複数の範囲を組み合わせて設定することもできます。
権限マトリクスの使い方
権限の作成・編集画面では、機能と操作の組み合わせごとに、チェックボックスで対象範囲を選びます。
選べない組み合わせは「－」と表示されます。
設定の際、次のような自動的な動きがあります。あらかじめ知っておくと、チェックボックスの挙動に迷いません。
- 「全件」を選ぶと、それに含まれる他の範囲は個別に選ぶ必要がなくなります。
- 編集・削除・実施など、参照以外の操作を選ぶと、参照も自動でオンになります(参照できないと、その画面自体を開けないためです)。
- 自分が持っていない権限を、新しく他のユーザーに与えることはできません。
- 複製やチェックシート・承認フローの紐づけなど、編集画面を経由する操作を選ぶと、編集も自動でオンになります。
「全権限を付与」「全解除」を使うと、表示されているすべての項目をまとめて設定・解除できます。
また、一部の操作は権限があるだけでなく別の設定も必要です。
例えば、ワークフローの承認は、この権限に加えて、対象の承認フロー定義で承認担当者に指定されている必要があります。
権限を新規作成する
- 権限の一覧画面下部にある「権限を新規追加」を選択します。
- 権限名を入力します。権限名は他の権限と重複しない名前にしてください。
- 権限マトリクスで、機能ごとに許可する操作と対象範囲を設定します。
- 内容を確認し、「登録」を選択します。
権限の詳細を確認する
一覧から権限を選ぶと詳細画面が表示され、右上の「削除」「編集」から操作できます。
詳細画面には、この権限を持つユーザーの一覧(ユーザー名・所属グループ)を確認できる「割り当てユーザー」欄があり、「ユーザーを追加」からその場でユーザーに割り当てることもできます。
下部には、設定されている権限マトリクスが確認用に表示されます(内容を変更するには「編集」を選択します)。
権限を編集する
- 一覧から編集したい権限を選び、詳細画面右上の「編集」を選択します。
- 権限名や権限マトリクスの内容を変更します。
- 内容を確認し、「登録」を選択します。
管理者権限は保護されており、編集・削除はできません。
他の管理者が同じ権限をほぼ同時に編集していた場合、あとから保存しようとするとエラーが表示されることがあります。
その場合は、案内に従って画面を再読み込みしてから、あらためて変更してください。
権限の並び順を変更する
- 権限の一覧画面下部にある「順序を編集」を選択します。
- 表示されるダイアログで、ドラッグ&ドロップにより並び順を変更します(「管理者」は常に先頭に固定され、動かせません)。
- 「更新」を選択して保存します。取りやめる場合は「キャンセル」を選択します。
権限を削除する
一覧から削除したい権限を選び、詳細画面右上の「削除」を選択します。ただし、次の権限は削除できません。
- 管理者権限
- 現在いずれかのユーザーに割り当てられている権限
削除したい場合は、あらかじめその権限を割り当てられているユーザーがいないことを確認してください。
ユーザーに権限を割り当てる
ユーザーへの割り当ては、権限の詳細画面にある「割り当てユーザー」欄の「ユーザーを追加」から行います。
1人のユーザーに割り当てられる権限は常に1つです。
権限設定で新しく権限を作成すると、その権限は「アカウント」＞「ユーザー」のユーザー登録・編集画面にある「権限」欄にもすぐに反映され、既定の「管理者」「一般ユーザー」と並んで選択できるようになります。
ユーザーへの権限割り当ては、こちらのユーザー管理画面から行うことも可能です。
割り当てできるユーザーは自分が参照できる範囲のユーザーに、割り当てできる権限は自分が保持している権限の範囲に、それぞれ限られます(管理者など、自分より強い権限を他のユーザーに与えることはできません)。
補足
この機能を使わず、「管理者」「一般ユーザー」の権限だけで運用することもできます。新しい権限を作成するかどうかは、必要に応じてご検討ください。